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¿Cómo tiene que ser una agencia de eventos para organizar eventos con éxito?

Por Goyo Rodríguez, 7 mayo 2019
Una buena agencia de eventos es la que te ayuda a conseguir (y superar) los objetivos de tus eventos. Te contamos cómo debe ser esa agencia.

Para este 2019, se prevé un crecimiento del 2% en el sector de los eventos. Así lo afirma el Estudio de mercado 2018 de Eventoplus, un análisis anual que se realiza entre más de 500 profesionales del sector de reuniones y eventos.

En España existen más de 600 empresas repartidas en 52 provincias dedicadas a la realización y organización de eventos. Oferta hay sin duda. Ahora bien, ¿qué me tiene que aportar la agencia a la que confío el éxito de mis eventos?

Según nuestro punto de vista, no hay ninguna duda en cuanto a la respuesta:

  1. Confianza
  2. Seguridad
  3. Transparencia
  4. Profesionalidad
  5. Creatividad y diseño
  6. Garantía

Veamos, desarrollando punto por punto, cómo averiguar en un proceso de selección quién cumple con cada requisito.

 1. CONFIANZA

La confianza se gana. Bueno, o se pierde. Está demostrado que trabajar en un entorno de confianza genera beneficios. Es por eso que es muy importante que la agencia te trasmita confianza. Si estás seleccionando una agencia, seguramente esa confianza te la pueden transmitir los trabajos realizados anteriormente para otros clientes. Investiga esta parte y, siempre que puedas, pídele referencias de otros clientes. Ver la opinión de sus clientes es mucho más valioso que ver la explicación de la propia agencia de otros eventos realizados. En este caso la confianza se la ha de ganar. 

También es muy importante que esa confianza te la transmita el interlocutor, pero no te quedes ahí, consigue sensaciones del resto del equipo de la agencia. Siempre que te sea posible, conoce al equipo y analízalo. Piensa que la agencia tiene que ser como parte de tu equipo, es cómo si estuvieras realizando una selección de personal.

Trabajar en equipo es una virtud que acaba generando confianza y para nosotros trabajar en un evento de un cliente es ser parte de su equipo, y de esa forma nos consideramos, porque compartimos los mismos objetivos.confianza

2. SEGURIDAD

Una agencia cómo mínimo tiene que disponer de un equipo de trabajo compuesto por: 

  • Departamento producción
  • Departamento de Diseño y Creatividad
  • Ejecutivos de Cuentas

Es la estructura mínima para que puedas tener seguridad. Un evento requiere de mucha dedicación y son muchos los temas que hay que controlar. La agencia que escojas necesita de un mínimo de estructura. Pero eso no es todo. Descubre si tiene metodología de trabajo y cuál es. Que te la expliquen y argumenten y, por su puesto, que te convenza.

seguridad

3. TRANSPARENCIA

Es muy importante que la agencia de eventos que escojas sea transparente, si es así, será incluso mejor que trabajar con otro departamento de tu propia empresa. Créeme, la transparencia será una parte muy importante en la relación entre cliente y agencia.

Con transparencia tendrás acceso a sus fortalezas como agencia, pero también a sus debilidades. Si son profesionales no les importará que conozcas sus carencias, siempre que sepan y te propongan cómo compensarlas.

Una de las formas de saber si la agencia es transparente en primera instancia es ver cómo te presenta los presupuestos. Cuanto más detalle, más transparencia. 

Otro indicativo de transparencia se refleja en los datos que te aporte de los proveedores que intervienen en tu evento, cuanta más información más transparencia.

Nuestro consejo: Exige siempre el máximo de transparencia en la relación con tu agencia.

transparencia

4. PROFESIONALIDAD

Seguramente, si estás leyendo este artículo, es por que estás en proceso de selección de agencia para un evento de tu empresa o a punto de iniciarlo, y sabes que la profesionalidad es difícil de predecir. Pero puedes tener puntos de referencia que te darán pistas sobre su profesionalidad:

  • ¿Su propuesta está bien estructurada?
  • ¿Cumple el objetivo principal de mi evento?
  • ¿Cumple los objetivos secundarios?
  • ¿Aporta ideas nuevas y tendencias tecnológicas que aportan frescura a mi evento?
  • ¿Tiene un valor diferencial con respecto al resto?

Las respuestas a estas preguntas tienen que ser sí para intuir profesionalidad en la agencia que estas valorando para que te ayude a organizar tu próximo evento.

profesionalidad

5. CREATIVIDAD Y DISEÑO 

Que la agencia disponga de un departamento creativo es muy importante, como veíamos al principio del artículo, porque necesitamos que nuestros eventos dispongan de mucho diseño y creatividad en todas las fases del evento. 

Y que esta parte la aporte la agencia es muy importante para que todo fluya. Como ya sabrás, un evento con garantía de éxito necesita tener una historia y esa historia tiene un inicio una trama y un desenlace. Un título y un hilo conductor que una toda la trama. 

Además, no solo cuenta el durante del evento, también existe un antes y un después, con comunicación y repercusión, y siempre se debe buscar alargar al máximo el recuerdo de las experiencias vividas por nuestros asistentes. Todo esto precisa de mucha creatividad y sobre todo de diseño.

Por eso, es imprescindible que la agencia que colabore contigo te aporte creatividad y diseño, esto facilitará mucho el éxito de tu evento.

creatividadydiseño

6. GARANTÍA

Imagínate que pudiéramos tener garantía a la hora de contratar a una agencia de eventos y si no nos gusta, que nos devuelvan el dinero. Pero eso no existe. Por eso es importante saber cómo podemos descubrir si una agencia nos aportará garantía de éxito en nuestra aventura organizando eventos.

En un evento existen infinitos aspectos a tener en cuenta y lo más importante es que tu agencia te haga ver incluso aquellos que no imaginabas. El detalle del evento en todas sus fases es un índice de garantía. Si te detalla todo punto por punto con el quien cómo y cuándo es síntoma de garantía.

Otro indicativo es que la agencia se adelante a los posibles problemas y te plantee planes B. Todo lo que esté previsto es garantía de éxito y tu agencia tiene que demostrarte que va un paso por delante a los posibles inconvenientes.

garantia

Aunque pueda suponer una ardua tarea, ahora ya sabes qué es lo que necesitas saber para escoger a tu agencia de eventos ideal para que tu evento sea un éxito. ¡Que la suerte te acompañe! 

¿Estás preparando un evento? ¡Te podemos ayudar!

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