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Catering para Eventos: La clave del éxito de tu Evento

Por Goyo Rodríguez, 28 noviembre 2019
Existen muchos factores que te llevan a conseguir el éxito en un evento, pero sin duda, uno de los más importantes es la gastronomía. Saber qué escoger, cómo presentarlo, dónde ofrecerlo y cuándo es el momento adecuado es parte de la clave del éxito. ¿Quieres descubrir cómo acertar siempre? ¡Tienes que leer este artículo!

Alimentarse transciende más allá de nuestra necesidad biológica de comer y beber, necesaria para el ser humano. En países como el nuestro, la mayor parte del tiempo, comer es más que comer: se trata de degustar, sentir, compartir, explorar… en definitiva se trata más de una experiencia que de instinto de supervivencia.

En los actos, familiares o sociales, se afianzan alrededor de una comida las relaciones personales donde se puede trasladar un mensaje importante o debatir sobre algún asunto.

Es por ello, que debemos dedicarle una gran atención al catering cuando estemos organizando un evento, independientemente del tipo o tamaño que sea. Los asistentes suelen recordar más una buena experiencia gastronómica que el hotel donde se alojaron o la decoración de una sala.

Una vez sepamos en qué espacio o espacios realizaremos el evento, una de nuestras primeras preguntas deberá ser si disponen de un servicio de restauración propio o deberemos contratar un catering externo. En el primer caso, nos facilitará un poco el trabajo el hecho de no tener que realizar y valorar una búsqueda de un buen catering externo y además siempre puede ayudar el que tengan una cocina con productos extras por si surge cualquier imprevisto de último momento. Tener en cuenta que un catering externo llevará siempre el menú especifico contratado y no podrá admitir cambios de última hora.

Ahora ha llegado el momento de pensar en qué tipo de formato queremos para nuestras propuestas de catering. Lo elegiremos según el número de asistentes, momento de día y tiempo que se tiene.

TIPOS DE CATERING MÁS DEMANDADOS

Normalmente en los eventos más comunes que organicemos siempre solicitaremos alguno de los siguientes formatos de catering:

COFFEE BREAK

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Son pequeñas pausas de 30 minutos, que se realizan a lo largo de una convención o formación para que los asistentes se puedan despejar un poco y comer algo.

Los Coffee Break se suelen pedir con café, té, refrescos, bollería y salado.

COCKTAIL

Se combinan una mezcla de pequeñas piezas de comida y se toma de pie. Los camareros se encargan de pasar la comida y suele haber una barra fija para pedir bebida.

Es una forma que los asistentes puedan interactuar mucho más entre ellos, al poderse ir moviendo y hablar con mucha más gente.

BUFFET

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Se montan diferentes mesas con comida y bebida para que la gusta pueda ir cogiendo lo que más le guste. Puede realizarse de pie o habilitar algunas mesas para que la gente puede sentarse.

Este formato es muy apropiado cuando solo se pretende parar para comer algo rápido y retomar la actividad de trabajo lo antes posible.

BANQUETE

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Es formato es el tradicional sentado con un primer plato, segundo plato, postre y bebida. Se sirve sentado y suele tener una duración más larga que el resto.

El banquete se suele organizar para una cena ya que es la culminación del evento. Es el momento donde se estrechan relaciones, se saborea una excelente comida y se puede disfrutar de algún tipo de espectáculo.

DAR UN VALOR AÑADIDO TUS CENAS

La cena siempre es el momento más distendido de un evento. Es donde la comida se puede deleitar y los asistentes pueden interactuar de un modo más relajado.

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Por este motivo, es cuando tenemos que impresionarles con algunas de las diferentes opciones de tipo: menús a la altura de Estrellas Michellin, platos personalizados con colores o logo de la marca, añadir efectos tecnológicos cuando se sirvan los platos a través de video mapping o proyectores creando una historia original y concreta que queramos transmitir, etc.

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A TENER EN CUENTA

Sea el formato que sea, hay detalles que deberemos tener siempre en cuenta cuando contratemos diferentes servicios gastronómicos:

  • Dimensiones del espacio para el tipo de montaje, prever espacio de manipulación de cocineros/camareros, entrada y salida para mercaderías, etc. Estas condiciones son para los espacios vacíos que requieren obligatoriamente de la contratación de un catering externo.
  • Conocer el perfil de nuestros asistentes para ofrecerles un menú a medida.
  • Número de asistentes aproximado. Una semana antes del evento se deberá informar del número final.
  • Poder elegir entre varias posibilidades de menú y presupuesto.
  • Personalización de algún plato, mantelería, vajilla, etc.
  • Tener en cuenta las intolerancias y/o alergias de los asistentes.
  • Posibles montajes de mesas en el espacio del evento.
  • Personal del catering. Suficientes para agilizar el trabajo, profesionales y con un uniforme adecuado.
  • Poder realizar pruebas de menú, siendo esta lo más real posible para evitar sorpresas el día del evento.
  • Cantidades de comida por ración o plato.
  • Buscar referencias u opiniones de otros usuarios.
  • Preparar un Briefing con los tiempos que se deben servir los platos, brindis…. (normalmente en cenas de gala).
  • Sitting de protocolo o distribución de asistentes por mesas. Es decir, en el cartel del tablón de la entrada estará la distribución de asistentes en diferentes mesas con su propio nombre en el asiento o solo se asignará una mesa sin un sitio concreto.
  • Minutas con el menú y personalizadas con nuestro logo.
  • Contratos y modo de pago. Siempre recomendamos poder negociar el modo de pago, tendremos que realizar un deposito en concepto de reserva, pero dejaríamos un porcentaje pendiente a pagar al final del evento. Siempre puede haber incidencias y es mucho más difícil reclamar si ya está todo pagado.

Teniendo en cuenta y controlados estos puntos, no hay mucho que pueda fallar para conseguir un evento exitoso.

A través de cualquiera de estas acciones, los asistentes quedaran totalmente sorprendidos y con algo para recordar durante mucho tiempo. Habrás conseguido reforzar tu marca y engagement con tus asistentes. Ahora que ya conoces la importancia del catering en un evento, ¿comenzamos?

 

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