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Guía definitiva para organizar eventos exitosos

Por Goyo Rodríguez, 8 mayo 2019
Te ofrecemos la guía definitiva con la que garantizamos el éxito en tus eventos. Aplica desde hoy estos consejos para aumentar el ROI de tus acciones. ¿Empezamos?

Introducción

Los que nos dedicamos a la organización de eventos nos gusta siempre tener todo bajo control. Es muy importante que nada quede en manos de la improvisación y por supuesto jamás invitamos a Murphy a disfrutar de ninguna de nuestras creaciones.

Ahora bien, empecemos por el principio.

¿Qué es un evento?

La respuesta para nosotros es una, pero existen diferentes aplicaciones de la palabra evento que en función del entorno donde se utilice tiene diferentes significados y, en ocasiones, contradictorio.

Según la Real Academia Española (RAE), proviene de latín “eventos” y tiene tres usos diferenciados:

  • Acaecimiento, cosa que sucede, programada o no.
  • Eventualidad, hecho imprevisto o que puede acaecer.
  • Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva.

Esta última es con la que nosotros nos quedamos y por la que hemos desarrollado este artículo.

La mayor satisfacción de alguien que trabaja en la organización de eventos es cuando, una vez finalizado, recibes toda clase de felicitaciones de tu cliente. Además, eso se ve reflejado en las encuestas de valoración de los asistentes. Es entonces cuando ves todos tus esfuerzos han merecido la pena. Pero eso dura lo que dura, ya que en ocasiones, no puedes ni disfrutar de ese momento por que ya estas preparando otro evento.

Lo que es común para todos los eventos y siempre tenemos que tener en consideración para cualquier acción que organicemos es que todos ellos tendrán las siguientes fases

  1. Antes del evento
  2. Durante el evento
  3. Después del evento

Todas las fases tienen su importancia para garantizar el éxito y entraremos en detalle de todas ellas, pero antes vamos a ver una fase interna, que es el verdadero punto de partida.

Ahora bien, y desde la experiencia de más de 15 años diseñando toda clase de eventos, para nosotros como agencia tiene la misma importancia la organización de una cena para 6 altos directivos que la presentación de un nuevo producto a prensa con un “reveal” espectacular en un espacio exclusivo. La única diferencia es que tienen distinto presupuesto. Pero necesita la misma implicación. Los dos son eventos, los dos tienen objetivos, los dos son un reto y los dos necesitan atención, dedicación e implicación. Nuestro consejo es que apliques la misma practica y trates a todos tus eventos igual, independientemente del presupuesto del que dispongas.

¿Por qué necesitas organizar un evento?

Dentro del mundo empresarial se organizan eventos para cumplir con objetivos marcados. Un evento de empresa no es un gasto, es una inversión. Y como tal se ha de enfocar. Toda inversión tiene un ROI. No olvides nunca este punto y todo funcionará bien en tu evento. Unas veces será para vender más, otras para hacer branding, en ocasiones serán para motivar. Tendremos diferentes objetivos y por lo tanto, diferentes ROI. A lo largo de este articulo descubrirás cómo conseguir lo que te propongas para tus eventos. ¡Vamos!

¿Cuándo empieza realmente un evento? 

Si eres una agencia de eventos o si tu preparas el evento de tu empresa, el trabajo empieza en el momento en que tienes el encargo de presentar una propuesta, o bien a tu cliente o a tu jefe. Es justo en ese momento donde tenemos que empezar a mover toda la maquinaria y ponernos a trabajar. Si tienes que buscar agencia para que te ayude en tu evento te será muy útil echar un vistazo a nuestro artículo ¿Cómo tiene que ser una agencia de eventos para crear eventos exitosos?, si por el contrario,  lo organizas internamente te interesará utilizar nuestra plantilla Checklist para un evento, que te ayudará a mantener todos los puntos bajo control. Esta plantilla te acompañará a lo largo de muchas fases del evento. 

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¿Qué tipo de evento tengo que preparar?

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Como ya sabes, existen muchos tipos de eventos. En nuestro post Los tipos de eventos más recurrentes podrás ver más a fondo los que más se repiten, pero debemos tener claro cuál es el que nos toca preparar ahora. Recuerda que existen eventos que son la suma de varios. ¿Se trata de una cena de gala, la presentación de un producto, una inauguración, una convención anual, un Team Building o una acción en el Punto de Venta? También podría tratarse de una acción de Street Marketing. Por eso debes definir qué tipo de evento tienes que diseñar.

Tener claro este punto es muy importante para avanzar con el resto de las tareas que hay que tener en cuenta en el evento. No debemos de confundir este término con los objetivos que queremos alcanzar. En ocasiones, todo empieza con el objetivo para después escoger el tipo de evento, mientras que otras veces la suma de diferentes acciones nos ayuda a cumplir nuestros objetivos. Independientemente del orden, es importante definir muy bien ambos términos de forma individual.

Según el último estudio realizado por EMA (Event Managers Association) sobre el tipo de eventos en España, la tipología de eventos más utilizada son las convenciones. Seguidamente se encuentran los eventos de formación, los incentivos o Team Building, los internos con staff (cenas de Navidad, verano, puertas abiertas…), las presentaciones de productos o Roadshow y, por último, las ferias.

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Por lo tanto, debes definir a qué te enfrentas para saber cómo tienes que empezar a trabajar tu evento.

Objetivo principal del evento

Como hemos comentado, debes descubrir cuál es el objetivo principal del evento. Es muy importante tener claro este punto y dedicarle todo el tiempo necesario para conseguir que todas las partes implicadas en el evento estén de acuerdo con el objetivo principal.

Por ejemplo, si vamos a realizar una presentación de un nuevo producto para nuestra red de ventas, el objetivo principal puede ser que los vendedores conozcan perfectamente el producto a nivel técnico y argumentos comerciales. En el caso de tener que presentar el producto a la prensa, quizás el objetivo principal es diseñar una buena convocatoria para conseguir la asistencia de todos de los medios. También hay que tener en cuenta que, además del objetivo principal, también pueden existir objetivos secundarios.

El objetivo principal debe de ser el punto de partida para diseñar nuestro evento. Desde el nombre que le demos a la acción, el hilo conductor, los destinos, los diferentes espacios, todo tiene que estar enfocado a cumplir con nuestro objetivo principal, sin olvidar los secundarios. Si quieres hacer un evento exitoso destina tiempo a definir un buen objetivo principal.

Objetivos secundarios del evento

Los objetivos secundarios no son menos importantes que el principal y en muchas ocasiones ayudan a reforzarlo. Es importante definirlos para posteriormente ir especificando cómo se alcanzarán cada uno de ellos. Para ello, enuméralos y define juntamente con todos los implicados en el evento cada uno de ellos.

Es muy importante que todo el mundo esté de acuerdo con este listado, para no dejar ningún objetivo sin definir y, por lo tanto, cumplir.

No te quedes con el titular del objetivo, ves más allá y describe la definición de cada uno de ellos. Esto te ayudará a la hora de proponer cómo vas a alcanzar dichos objetivos. Para ello reúnete con todas las partes implicadas e insiste para averiguar los verdaderos objetivos secundarios.

Recuerda que el coste de la organización de un evento suele ser importante dentro de los presupuestos de la mayoría de las empresas. Sácale el mayor ROI a cada acción que hagas.

Cuando tengas claros todos los objetivos descríbelos en un informe y compártelos con todos los implicados para su aprobación. No avances sin tener este punto claro por tu parte y por todos los que tengan implicación en la acción. 

Insistimos mucho en esta parte para ahorrarte tiempo y de esta forma tomar las decisiones adecuadas para que todos los departamentos implicados en tu evento se sientan satisfechos con el resultado final. Además, este es el punto de partida, ¿no crees que es importante tenerlo claro?

Estrategia para cumplir los objetivos planteados

Queremos seguir una cronología lógica sobre los pasos que deberíamos de seguir en nuestra organización de un evento exitoso. Por eso, es momento de especificar la estrategia a seguir para cumplir los objetivos marcados por los diferentes implicados en el evento. Como habrás podido observar, este punto está antes del presupuesto o budget que nos asignen para la acción.

Te podrá parecer poco razonable, pero créeme, es mejor hacer este ejercicio sin estar condicionado por el budget del que disponemos. Solo por ese motivo, el siguiente punto será el presupuesto. Es bueno aclarar esto para no crear confusiones, es decir, diseña la acción sin pensar en los costes, luego adapta la idea al presupuesto.

Suele ser un error muy común que resta originalidad, frescura a los conceptos creativos de los eventos y, créeme, es mucho más efectivo adecuar un buen plan a un presupuesto que basarse en un presupuesto para crear un buen plan.

Bien, una vez aclarado este punto, vamos a ponernos a trabajar. Coge tu lista de objetivos encabezado por el principal y empieza a darles forma de una forma ordenada. 

Define perfectamente quien asistirá a tu evento, todo lo que hagas girará en torno a él. Es clave conocer al detalle el perfil del asistente en este punto ten en cuenta nuestra plantilla gratuita,  te ayudará a crear el Perfil del Asistente que acudirá a tu evento

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Piensa, que nosotros tratamos a todos los eventos como si de un buen libro se tratara, como si fuera una película candidata a los Óscar, en definitiva, tiene que ser una gran historia y por eso es imprescindible que:

  • Busca un nombre para tu evento
  • Crea un hilo conductor
  • Desarrolla la historia que acompañará tu evento
    • Inicio
    • Trama
    • Desenlace
  • Dótalo de un final feliz

Recuerda, un evento exitoso tiene todo previsto, nada se deja al azar, está todo calculado y pensado. Este es el momento en el que se tiene que pensar en todo lo que queremos conseguir, qué o quién o porqué puede hacer que no se cumpla todo lo que queremos para poder tener previsto en todas las circunstancias un plan B.

Ten siempre el control de todo: piensa, piensa y vuelve a pensar en todo lo que imagines que puede salir mal para que no salga mal. Pon en práctica este consejo a lo largo de todo el proceso de la organización de tu evento. Nuestra Checklist de organización de eventos te puede ser de mucha utilidad en este punto también. Recuerda que todo lo que dejes pendiente de concretar se te volverá en contra y te puede llevar al fracaso. No puede existir nada que nos obligue a improvisar. Esto nos puede ocasionar problemas y hacernos fracasar.

Por ejemplo, si nuestro evento se hace al aire libre, ¿qué pasa si llueve? Tenemos que tener una alternativa prevista que cumpla igualmente el objetivo.

Una vez tengas todo claro, plásmalo sobre el papel y crea tu propuesta ideal con todo detallado y con la explicación de cómo propones cumplir todos los objetivos definidos anteriormente. Así, ya tienes definida tu estrategia para organizar un evento exitoso.

Configurar el presupuesto del evento 

Según el estudio del EMA, citado anteriormente, presentado el 20 y 21 de noviembre en los casinos de Madrid y Barcelona, encontramos que el tipo de eventos donde más presupuesto se destina es en las presentaciones de productos, un presupuesto medio de 113.209 euros por evento y un anual de casi 3 millones de euros. Por otro lado, donde menos se destina es en los Team building, con un total de 252.312 euros anuales.

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En cuanto a nuestro evento, es la hora de definir de cuánto dinero disponemos para organizarlo. Para ello te aconsejamos que expliques a tus responsables tu estrategia: preséntala y véndela, posteriormente, pregunta cuanto budget tienes para afrontar todos los retos. Una vez tengas definido el presupuesto pasa a gestionarlo de la mejor forma posible para cumplir con todos los objetivos. 

Para ello, utiliza nuestra Plantilla para gestionar el Presupuesto de tus eventos. Una plantilla muy completa creada por profesionales para profesionales que seguro que te ayudará a no dejarte nada sin presupuestar. 

Descarga tu Plantilla GRATUITA para organizar el presupuesto de tu evento

Es importante tener en cuenta todos los puntos por insignificantes que te parezcan ahora y sobre todo provisiona una partida para imprevistos. En el caso de no utilizarla, perfecto, habrás conseguido ahorro, pero eso es mejor opción que tener que pedir ampliación de presupuesto.

Variaciones del presupuesto

El presupuesto es un elemento vivo, nos acompañará hasta el final del evento y seguramente sufrirá muchas modificaciones. Es importante que conserves el inicial para ver cómo va evolucionando y, recuerda, por mucha experiencia que tengas, verás que no se parece mucho con el que finalmente se convierte en el definitivo. 

Son muchos los factores que afectan y, seguramente, la toma de decisiones de lo que tenemos previsto a lo que acabamos realizando varía, y eso también hace que nuestro presupuesto cambie. Es normal, no te preocupes. Es cierto que con el tiempo irás aprendiendo para tener en cuenta cada vez más variables, pero siempre existirán diferencias. 

Sé riguroso o rigurosa y anota todos esos cambios en la evolución del presupuesto y el porqué se han producido e, incluso, quién lo ha aprobado. Todo lo que tengas justificado por documentación te servirá para apoyar posibles explicaciones en el momento de presentar resultados al finalizar el evento.

Como bien hemos comentado, el presupuesto nos acompañará hasta el final del evento, que será cuando entreguemos los informes de los resultados. Inversión desglosada del presupuesto, objetivos cumplidos, retorno de la inversión, y encuestas de satisfacción. Todo ello forma parte del informe final típico de cualquier evento, y como ya sabemos el presupuesto es uno de los más importantes. 

Recuerda que tenemos una Plantilla de Presupuesto, que te puedes descargar de forma gratuita, que además incluye gráficos comparativos para que puedas ver la desviación del presupuesto inicial con el real, muy útil para presentar tus informes finales.

¿Estás preparando un evento? ¡Te podemos ayudar!

Definir fecha y número de asistentes

Ha llegado el momento de definir la fecha del evento. Es muy importante porque es un dato que te pedirán todos los proveedores, entre otras cosas para poder comprobar si tienen disponibilidad para tus necesidades de salas, restaurantes, habitaciones y el resto de los servicios que necesites. Define la fecha exacta siempre que te sea posible. 

La fecha es susceptible de cambios, por motivos internos de tu empresa y es incluso habitual que esto suceda, también otro de los motivos puede ser que el espacio que quieres no tenga disponibilidad en la fecha escogida. Este es un motivo menos habitual pero también ocurre. Cada vez que se cambie la fecha por el motivo que sea, tendrás que realizar ese cambio en todos los proveedores que intervengan en el evento. 

Hay un punto en que te recomendamos que no hagas más cambios de fecha siempre que sea posible y es cuando tengas producido los materiales donde esté impresa la fecha o cuando esté comunicada a los asistentes. En cualquiera de los dos escenarios, tendrás repercusión en el presupuesto con toda seguridad.

Con respecto al número de asistentes, aunque es importante definir cuanto antes el número, no es imprescindible que sea con exactitud. El número de asistentes seguramente variará a lo largo de todo el proceso de la organización de tu evento. Te recomendamos que las variaciones siempre sean a la baja, porque eso no afectará a los espacios y disponibilidades ya reservadas, siempre es mejor reducir que aumentar, ya que puede que no tengas disponibilidad. Define un número de máximos asistentes posibles, pero sin pasarte. En ocasiones, en determinados espacios, si existe mucha diferencia entre la reserva inicial y los asistentes finales, puede incurrir en sobrecoste.

En los contratos que tendrás que firmar con los diferentes proveedores estará especificado los datos de cada una de las reservas y en todos ellos, por lo general, existirá una fecha máxima para concretar el número de asistentes finales. Ten en cuenta siempre esta fecha y recuerda no saltarte ningún comunicado con ningún proveedor, para evitarte sorpresas innecesarias.

Una vez definida la fecha y el número de asistentes podrás empezar a buscar espacios para tu evento.

Propuestas de localización

Según el ranking realizado por ICCA, España es el cuarto país escogido a la hora de organizar convenciones y congresos por las empresas. Barcelona pasa a ocupar la primera posición como ciudad preferida para albergar reuniones de las diferentes empresas a nivel mundial.

eventos-ranking-icca-paises-ciudades-bemotion-agencia-eventosSegún la SCB (Spain Convention Bureau), el ranking dentro de España es:

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Este estudio, presentado en octubre de 2017, es sobre la actividad MICE en nuestro país y nos indica que el número de participantes oscila entre 50 y 250 en el 85% de las reuniones. Además, la duración media de las reuniones es de 2,4 días.

En cuanto al perfil de asistente, es mayoritariamente hombres 61% con edades comprendidas entre los 35 a 54 años, en un 58%.

Realmente somos un país privilegiado al tener destinos increíbles relativamente cerca. Además, cada rincón de nuestra geografía tiene encanto y dispone de servicios de alojamiento y espacios. En función de lo que estés preparando, unos te servirán más que otros.

Uno de los aspectos que normalmente se tiene en cuenta es el posible coste de los desplazamientos si van a tu cargo, o la lo accesible que sea para los asistentes el destino que escojas. Piensa en esto a la hora de escoger dónde haces tu evento. 

También es muy importante si el destino cumple o te ayuda a cumplir con los objetivos de tu evento. Recuerda que tienes un hilo conductor donde el destino será parte de este.  

Hagamos a modo de resumen las preguntas que deberías de hacerte a la hora de escoger el destino de tu evento:

  • ¿Encaja con el hilo conductor de todo el evento?
  • ¿Es factible para los asistentes?
  • ¿No afectará en exceso a mi presupuesto?
  • ¿Está bien comunicado?
  • ¿Me ofrece oferta suficiente para los servicios que necesito?
  • ¿Aporta valor a mi evento?
  • ¿Me ayuda a cumplir con el objetivo principal?
  • Y, ¿los secundarios?

Estas preguntas tienen que tener una respuesta afirmativa para que el destino que has escogido sea optimo. Bien, si es así, adelante ya tenemos mucho hecho. ¿Seguimos?

Escoger espacios para tu evento

Pero la verdad es que los dos destinos más utilizados son Barcelona y Madrid. Por que por lo general evitas costes de desplazamientos de la mayoría de los asistentes. Puedes ver las propuestas que hemos seleccionado en 5 Espacios en Barcelona para organizar eventos o 5 Espacios en Madrid para organizar eventos, donde encontrarás distintos ejemplos de posibles sitios donde celebrar tu evento.

Existen distintos portales que en este punto pueden ayudarte a escoger el mejor espacio. Eventoplus, Spaceson, Espacios Creativos, Venues Place, etc. Existen más y todos son buenos para ofrecerte ideas de espacios, piensa que todos ellos son portales donde los espacios se promocionan para darse a conocer a cualquiera que organice eventos. Consúltalos y descubre verdaderas joyas para tu evento. 

Este proceso de búsqueda es muy laborioso y requiere de un trabajo exhaustivo de investigación, recuerda que hoy en día las tecnologías nos permiten ser más ágiles en estos procesos, pero no te fíes con los ojos cerrados de las fotos que veas en las WEB´s. Investiga en comentarios y descubre testimoniales de otros usuarios, esos datos te ayudarán a tomar decisiones.

Recuerda también investigar o intentar descubrir, la forma de trabajar del Staff de tu espacio es casi tan importante como el aspecto de las instalaciones. Un buen staff, profesional e implicado, te ayudará a cumplir tus objetivos.

Pero mientras estés realizando este proceso no te olvides de por qué estas haciendo este evento. Tienes objetivos, y sobre todo no dejes de lado el hilo conductor y todos los elementos que has diseñado para que tu evento sea un éxito. El espacio que estás valorando ¿se adapta a todo lo que yo necesito?

Selecciona el mejor catering para el evento

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Dicen los entendidos que existen dos tipos de personas en cuanto a la gastronomía se refiere, los que comen para vivir y los que viven para comer. Son realmente diferentes, ¿verdad? Para nosotros como agencia existen muchas variantes más con lo que a la gastronomía se refiere. En realidad, nuestro objetivo es que todos los asistentes aun evento queden satisfechos en todos los aspectos de este. Eso nos lleva a pensar que no solo existen dos tipos de personas gastronómicamente hablando.

También es cierto que en muchas ocasiones recordamos los lugares donde hemos estado por lo bien o mal que hemos comido, sea como sea nuestros asistentes el catering es vital.

Una mala experiencia en cualquiera de los servicios previstos de “food & berverage” en tu evento, puede llevarte al fracaso.  

Por no repetir lo mismo, te servirán los mismos portales para poder escoger donde hacer tus almuerzos o cenas para tu evento y sigue los mismos consejos respecto a los testimoniales de otros usuarios. 

Vamos con unos consejos que seguro te serán útiles:

  • Tienes que descubrir si entre tus asistentes tienes:
    • Alérgicos
    • Intolerantes
    • Dietas especiales
  • Intenta, dentro de lo posible, que el espacio donde realices tus menús disponga de servicio permanente de cocina. (Pueden sacarte de más de un apuro)
  • Transmite tu interés y preocupación en este servicio por la importancia que tiene dentro de tu evento.
  • Las pruebas de menú tienen que ser lo más reales posibles en su puesta en escena y condiciones que se producirán el día del evento.
  • Se critico en busca de la perfección, esto ayudará a que todo el mundo este atento con tu servicio.

Definir qué tecnología usaré en el evento

La tecnología siempre nos ayuda a que nuestros eventos sean originales y aporten valor a nuestros asistentes. Definir que debemos utilizar en nuestro evento irá siempre muy ligado a los objetivos y nuestra historia. Decide si en tu caso te aporta y es necesario utilizar este tipo de “accesorios” para tener un evento exitoso. En nuestro artículo Tendencias tecnológicas que debes incluir en tus eventos, podrás ver las últimas novedades en organización de eventos que seguro que te aportan ideas.

Es cierto que es difícil asistir a un evento en el que no se utilice en mayor o menor medida la tecnología. En nuestro caso aplicamos tecnología en todos nuestros eventos. Incluso tenemos diferentes Apps de clientes que se reutilizan para sus eventos con muchas funcionalidades imprescindibles para nosotros hoy en día, y que, con una fácil adaptación de diseño, puedes rentabilizar evento a evento.

Existen diferentes Apps desarrolladas y en muchos casos gratuitas o con costes asumibles que pueden ser muy útiles a lo largo de todo el proceso del evento, en nuestro artículo 5 Apps imprescindibles para tu evento te mostramos las más usadas según nuestra experiencia. 

Desde el punto de vista de la organización es muy importante disponer de datos en los que apoyarnos a la hora de reportar resultados finales a nuestros clientes, y a través de la tecnología existente que es muy accesible y efectiva. Por ejemplo, para encuestas de satisfacción, comunicación bidireccional con el asistente, información relevante, etc. Usa este tipo de herramientas siempre que puedas. 

La tecnología también nos puede ayudar a que nuestro evento sea sorprendente, hacer vivir experiencias únicas a nuestros asistentes, conseguir engagement, incluso, llegara a ser viral a través de las RRSS o tener repercusión mediática.  

Antes de escoger que tipo de tecnología utilizarás en tu evento, hazte siempre está pregunta, ¿Qué puede ayudarme a conseguir mis objetivos?

¿Quién hace qué y cuándo en el evento?

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Llegado este punto ya tienes construido tu evento. A lo largo de todo el proceso has hablado con mucha gente y tienes ya definidos prácticamente los proveedores que te acompañarán en tu evento. Además, ya tienes más claro que necesidades materiales y de RRHH necesitas para conseguir tu evento exitoso.

Si te has organizado bien tendrás ya un listado con toda esta información, sino te toca poner orden.

Enumera todas las tareas y asigna esa tarea a una persona, independientemente si es externa o pertenece a tu equipo. Toda tarea tiene que tener responsable y dedline. Plasma eso en un documento y haz seguimiento exhaustivo de todos los puntos.  Este documento es muy importante para obtener el éxito. Recuerda que los planes “B” también requieren de responsable y fecha. Este documento con el brief que tendrás que preparar para formar e informar a todos los que participen en tu evento. Este es el documento que te ayudará a crear el brief del Staff, donde detallarás y explicarás quién y cuándo se hacen las cosas.

¿Qué Tiene que tener mi Brief de evento para el Staff?

Este documento tiene que tener la explicación en forma de timeline de todo lo que pasa en tu evento, quien se encarga de su ejecución y o supervisión. Todo tiene que estar explicado en detalle para que todo el mundo sepa lo qué tiene que hacer y cuándo. No dejes nada al azar, piensa que la única persona que controla todo lo que sucede y cuándo sucede eres tú, o tu equipo, pero tú no podrás estar omnipresente. Crear un buen brief nos ayuda a conseguir el éxito en nuestro evento.

Unos consejos para ayudarte:

  • Estructura el evento en una agenda con horario
  • Piensa en todos los pasos
  • Piensa en todos los detalles
  • Vuelve a repasar los detalles
  • Una vez tengas el documento, dáselo a leer a alguien que no conozca nada de tu evento. Y pregúntale qué entendió.
  • Modifica en función de la respuesta.

¡Enhorabuena! Ya casi está. Pero recuerda este documento podrá cambiar y es susceptible de mejora. ¿Cómo? En el momento que veas y compruebes en tu viaje de prospección que lo que has diseñado es realmente factible o necesita algún tipo de ajuste.

Viaje de prospección del evento

El porcentaje de fracaso en un evento aumenta exponencialmente si no haces viaje de prospección. Es una pieza clave y tienes que prepararlo a conciencia.

En uno o dos días tendrás que visitar todos los espacios, reunirte con todos los proveedores locales, conocer a todos las personas que trabajarán directamente en tu evento, hacer pruebas de menús, imaginarte los montajes, escenografías, en definitiva, tienes mucho que ver y hacer.

Si eres una agencia te recomiendo que hagas dos viajes de prospección, uno más operativo sin el cliente y otro mucho más rápido y sin reuniones con proveedores, con el cliente. Si es posible haz dos pruebas de menú y asegúrate de que cuando lleves al cliente a probar todo será perfecto. Recuerda que el cliente no quiere perder tiempo en temas organizativos, para eso estas tú y tu agencia. Al cliente llévalo a todo lo que tenga que aprobar y probar.

Para prepararte bien el viaje de prospección utiliza tu Checklist para la organización de eventos y utilízala como guía para establecer un calendario de visitas y reuniones de todos los puntos que tienes que revisar. Es muy importante seguir al pie de la letra, y si es posible, en el mismo horario los diferentes recorridos coincidiendo con lo previsto el día-s del evento. Así podrás prever posibles problemas en traslados por densidad de tráfico y otros inconvenientes que puedan surgir.

Recuerda es un viaje de trabajo en el que tienes que implicarte al 110%.

Una vez finalizado el viaje reajusta todo lo necesario en función de los resultados.

¡Enhorabuena! Ya lo tienes prácticamente todo. Solamente queda cómo lo vivirá el asistente. Tienes que darle forma a tu historia, el guion de tu película tiene que producirse y sabes, ¿quien es el protagonista? El asistente.

Etapas de un evento para el asistente

 En Be Motion tenemos una teoría para los eventos de empresa.

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¿Sabes por qué?

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Es cierto, no es la fórmula de la Coca Cola, pero piensa durante un instante en todos los eventos de empresa a los que has asistido o en los que has participado de forma activa creándolos.

Seguro que recuerdas más de uno que no cumplía con esta formula tan obvia. Así que recuerda:

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Siempre que tengas esto en cuenta estaremos más cerca del éxito, porque, ¿qué es para ti un evento exitoso? … Para nosotros es aquel que por encima de todo cumple con los objetivos y recuerda que un evento de empresa es una inversión, por lo tanto, requiere un retorno. No cabe decir que tiene que ser un éxito en su organización, pero solo eso, no es suficiente.

Ese retorno siempre te lo da el asistente, en todos los casos es así. Por lo que todo lo que hagas debe estar pensado para conseguir que haga lo que tu quieres que haga, cumplir tus objetivos. 

Por eso para nosotros un evento desde el punto de vista del asistente tiene que tener un antes, un durante y un después. Vamos a ver a continuación la importancia de cada una de las fases. 

Antes del evento

El objetivo principal de esta fase es crear expectativa para conseguir el máximo de asistencia. Ahora bien, en aquellos eventos que la asistencia sea obligatoria, también tenemos que generar expectativas y ganas de participar.

En este punto ya tienes desarrollado mucho trabajo, tu evento tiene nombre, seguramente identidad propia, imagen, o estarás ultimando con tu equipo creativo todos estos puntos y creando todas las piezas necesarias.

Tenemos que comunicar el evento a todos los implicados y posibles asistentes, en nuestro recurso gratuito de Cómo promocionar tus eventos en Redes Sociales podrás descubrir como usar tus recursos de social media en la repercusión de tus eventos para los asistentes y no asistentes al mismo para las tres fases del evento. En este artículo, nos centraremos en los invitados. 

En esta fase y siempre que sea posible, intenta utilizar una comunicación “Teaser” para conseguir crear la máxima expectativa. Envía un primer comunicado, donde solo se vea una pista de lo que va a ser tu evento. O incluso un “gadget” que aconsejes a los invitados traigan el día del evento. Usa la imaginación y tu creatividad para conseguir el efecto de este tipo de campañas.

Según se acerque el día del evento tendrás que hacer diferentes acciones para y con los asistentes, vamos a poner un cuadro a modo de ejemplo:

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Esta fase se suele solapar con el resto de las tareas organizativas del evento, pero no por eso debes de dejarla de lado. Mide tus recursos y organiza bien las tareas para cumplir todos los pasos que te garantizarán el éxito.

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Durante del evento

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Ha llegado el día, y ¡hace un tiempo estupendo!, aunque tú tenias previsto paraguas con el logo de tu evento impresos por si llovía.  

Tienes todo preparado y empiezan a llegar los asistentes, es el momento de ver el resultado de tanto esfuerzo y comprobar como todo sale tal cual lo previsto. Disfruta del momento y solamente asegúrate de que todo el mundo está en el sitio que le toca y tiene claro cual es su cometido en el evento.

Ayuda a que todo fluya y estate atento por si alguien no lo esta. Esa es tu principal ocupación hoy. Ver que todo sale como lo tenias previsto y que todo el mundo trabaja como una cadena bien engrasada. Recuerda, una cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones.  

¿Qué pasa si algo no sale como estaba previsto? No pasa nada siempre que estés preparado y tengas una alternativa, lo importante es que el asistente disfrute de tu evento para que así cumpla con nuestros objetivos.

A estas alturas de la película solamente te daremos un consejo: ¡Ves un paso por delante!

Anticípate a la agenda y comprueba que todo esta tal y como tú y tu equipo lo organizo. Siempre que hagas esto, podrás simplificar los imprevistos.

Después del evento

El objetivo de esta fase es alargar al máximo la repercusión de tu evento y así seguir consiguiendo ROI de la inversión.

La mejor forma de conseguirlo es haciendo recordar a los asistentes la experiencia vivida, por eso te recomendamos varias formas de conseguirlo: 

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Esperamos haber sido útiles y que esto te sirva de ayuda para conseguir hacer eventos exitosos.

Y recuerda, siempre estaremos aquí, como un recurso más, para ayudarte a conseguir que tus eventos sean un éxito

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