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¿Cómo hacer un presupuesto para eventos? + Plantilla

Por Vanessa Pérez, 7 mayo 2019
El presupuesto nos ayuda a obtener una visión realista de los recursos materiales y financieros que disponemos para generar un evento con éxito.   

El presupuesto de gastos del evento que estés organizando es un tema que vas a tener presente desde que comiences con la planificación. La mayoría de las decisiones que tomemos van a estar ligadas directamente al presupuesto que tengamos marcado. 

Una vez que se establecen los objetivos y se planifican las acciones y los tiempos, como explicamos en la Guía definitiva para organizar eventos exitosos, tenemos que cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas.

De todos modos, hay que tener en cuenta que el presupuesto es un cálculo anticipado de los gastos que incurran en un evento, pero que pueden ir cambiando a medida que surjan más detalles. Así que, seguramente, tendremos que reducir en alguna partida o por el contrario prever más dinero para poder llevar a cabo ciertas acciones.

COSTES A TENER EN CUENTA

Para empezar con la previsión de costes de nuestro presupuesto tendremos que tener claros los siguientes tipos que surgirán: 

Costes fijos

Son los gastos que nos ocasionarán aquellas partidas que necesitemos tener en el evento.  Estos gastos los tendremos independientemente del número final de asistentes. Serían, por ejemplo, los audiovisuales, ponentes, espacios, fotógrafo, espectáculo, etc. Podríamos invertir más o menos en cada partida, pero una vez concretemos las características exactas de cada concepto los importes se mantendrán iguales hasta el final.

Costes variables

Podemos tener una previsión aproximada de ciertos gastos al realizar el presupuesto, pero estos estarán sujetos al número final de asistentes. Nos referimos a gastos tipo dietas, desplazamientos, alojamiento, etc.

Empezaremos con un número inicial de asistentes, pero hasta unos días antes del evento no conoceremos el número final, ya que hay asistentes que no asistirán u otros que confirmarán a último momento.  Esto significa que estas partidas serán cambiantes.

Imprevistos

Es importante guardar aproximadamente un 10% del presupuesto para gastos inesperados. No podemos prever todo lo que vaya a suceder durante la organización previa o el mismo día del evento. Así que es importante tener una previsión de fondos para cualquier necesidad imprevista.

¿CÓMO DISTRIBUIMOS LOS GASTOS?

Una vez ya tengamos claros los tipos de gastos que vamos a tener, es importante distribuir el dinero, en las partidas que invertiremos más o menos dinero, lo que sabremos dependiendo de los objetivos de nuestra acción.

Si, por ejemplo, estamos organizando una convención para nuestra empresa y queremos hacer partícipes a los asistentes en todo momento durante el evento, una opción sería la creación de una APP personalizada, con las funcionalidades necesarias para nuestro evento (enlace post APP). En el caso que estemos organizando un viaje de incentivos, donde queremos motivar a los asistentes, invertiremos más presupuesto en actividades divertidas y seguramente menos en tecnología.

EVOLUCIÓN DE PRESUPUESTO

Cuando ya tengamos en cuenta todo lo comentado hasta ahora, ya podremos empezar a armar el presupuesto con todos los conceptos, cantidades y precios que tengamos.

Como he comentado el presupuesto irá variando en el transcurso del evento. Así que, al finalizar el evento, deberemos hacer otro presupuesto actualizado con las cantidades e importes correctos. Gracias a la realización de ambos presupuestos podremos saber la diferencia a favor o en contra de lo resultados y mostrar estos resultados internamente para conocer los datos reales y tenerlos en cuenta para próximos eventos. Además, podremos saber el cálculo de los gastos que ocasiona un asistente por evento.

Como podéis ver, la elaboración de un presupuesto debe ser de forma detallada, minuciosa y organizada para que podamos tener todo bajo control y no encontrarnos con sorpresas desagradables.

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