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La importancia de elaborar una Checklist para tus eventos

Por Vanessa Pérez, 8 mayo 2019
Una checklist nos ayudará a puntear todas nuestras tareas y no olvidar ningún detalle en la organización de un evento.

Hay dos palabras mágicas que deberás tener en cuenta cuando te plantees organizar un evento: organización y planificación.

La creación de un evento está compuesta de miles de tareas y subtareas que no podemos olvidar para que todo salga tal y como esperamos.  Además, tenemos que tener en cuenta que en ocasiones organizaremos eventos en solo un par de semanas o meses, pero otros ocuparan todo un año y, sobre todo en este último caso, será muy importante la creación de un listado con todos los conceptos que no podemos olvidar.

ELABORACIÓN DE UNA CHECKLIST

Como ya os comentamos en la Guía definitiva para organizar eventos exitosos, la elaboración de una Checklist es imprescindible en cualquier tipo de evento. Seguramente cuando organicemos la cena de Navidad de empresa tendrás menos puntos que checkear que en una presentación de producto pero, aun así, aconsejamos tener una, ya que la memoria siempre nos puede jugar malas pasadas y olvidar algún detalle relevante.

Una Checklist se trata de un listado con los principales puntos (como si se tratase de un esquema de tu evento) para checkear si lo tenemos hecho o pendiente, así como tener reflejados los responsables de la acción y alguna pequeña anotación a destacar. Es un listado tan liviano que podremos llevar con nosotros a todos lados como si se tratase de nuestra agenda donde puntear cualquier cosa.

Si es la primera vez que armáis una Checklist, os podemos facilitar la tarea con nuestra plantilla Checklist para la organización de un evento.

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FASES DE UN EVENTO

A la hora de elaborar una Checklist, os ayudará a no olvidar todos los puntos/acciones el hecho de separarlos por las diferentes fases de la organización de un evento:

1ª Fase: Briefing

Esta fase es la parte donde se incluirá todos los puntos que todavía estarían pendientes de definir. Es la parte donde nos dan a conocer que deberemos organizar un evento, pero todavía tenemos que aclarar todos los detalles como el objetivo, posibles localizaciones, proveedores etc. 

2ª Fase: Preparación

En esta fase ya conoceremos como, donde y con quien trabajaremos. Así que ya podremos empezar a dar forma al evento con pre bloqueo de espacios, confeccionar menús, creatividades, enviar invitaciones etc.

3ª Fase: Ejecución

Fase en la que ya empezamos a visualizar el evento tal y como lo vamos planeando. Aquí empezaremos a puntear la firma de contratos con el hotel y espacio, el menú definitivo, piezas del evento producidas etc.

4ª Fase: Últimos detalles

Solo se trata de esas cosas que solo se pueden hacer pocos días antes, como las acreditaciones, listados de asistentes, envío de materiales, etc.

5ª Fase: 24 horas antes / Montaje

En esta fase deberá estar todo controlado. El material en su sitio, los montadores a tiempo, entrega de briefing para el personal del evento, etc. Claro que ante un pequeño imprevisto siempre es mejor tener 24 horas para actuar que ninguna, pero lo ideal es que en esta fase solo estemos pendientes de plasmar lo que hemos estado organizando durante mucho tiempo.

6ª Fase: Día del evento

¡Revisar y controlar que no falle nada!

7ª Fase: Después del evento

Hacer el cierre del evento por lo que no podremos olvidar la actualización del presupuesto, informe de las encuestan para conocer lo mejor y lo peor del evento, envío a los asistentes de algún tipo de material para que la experiencia prolongue en el tiempo etc. 

 

Dentro de estas fases podéis añadir todos los puntos que creáis necesarios para vuestro evento. Incluir hasta el más pequeño detalle que se os ocurra y que podáis llegar a olvidar. A cuanto más detallada sea vuestra Checklist mayor será el éxito de vuestro evento ya que menos cosas dejareis al azar.

A cuantos más conceptos tenga vuestra Checklist, mucho mejor, ya que la podréis utilizar para todos los tipos de eventos que organicéis en un futuro. Es un listado que siempre os deberá acompañar para no olvidar el ni el más mínimo detalle.  

¿Estás preparando un evento? ¡Te podemos ayudar!

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