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La importancia del asistente en un evento

Por Goyo Rodríguez, 8 mayo 2019
Crear el Perfil del Asistente es vital para poder cumplir con nuestros objetivos como empresa y las expectativas de los que asistirán al evento.

Todo gira en torno al asistente. En nuestro artículo de El secreto para crear eventos con garantía de éxito ya descubrimos que el asistente es nuestro objetivo principal para alcanzar el máximo ROI en un evento empresarial. Además, vimos diferentes ejemplos de eventos donde siempre coincidíamos en que el asistente es la pieza clave para conseguir el éxito en nuestros eventos.

Por eso, tenemos una tarea muy importante que realizar antes de crear toda la historia entorno al evento y es descubrir el Perfil de Asistente.

  • ¿Cuáles son sus necesidades?
  • ¿Qué inquietudes tiene?
  • ¿Cuáles son sus retos profesionales?
  • ¿Qué redes sociales utiliza con más frecuencia?
  • ¿Cómo puede ayudarle nuestro evento a cumplir sus objetivos?

Estas son, entre otras, las preguntas a las que tenemos que buscar respuesta. Y, ¿por qué es tan importante conocer el Perfil de Asistente? Es vital para crear todo lo que envuelve tu evento: comunicación, diseño, historia, hilo conductor, antes, durante y después. Conociendo perfectamente el Perfil de Asistente todo será más fácil y tendrá sentido.

Entenderás al asistente y conocerás sus necesidades, sabrás la mejor forma de comunicarte con ellos, qué regalo es el más adecuado, qué prefiere comer o si valora un espectáculo o prefiere acabar la noche en una sala de moda de la ciudad.

Cada evento tendrá su Perfil de Asistente propio, por eso cada vez que hagas una acción tendrás que hacer este ejercicio. 

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CÓMO CREAR EL PERFIL DE ASISTENTE

La mejor forma para crear un buen Perfil de Asistente es basándonos en datos de encuestas y entrevistas reales. Es importante contrastar esta información entre varios asistentes. Vamos a ver diferentes métodos de encontrar información:

  • Estudia la Base de Datos de asistentes en busca de tendencias de como consumen información.
  • Si utilizas formularios de inscripción, haz preguntas que te ayuden a descubrir el Perfil de Asistente.
  • Tu propia estructura interna tiene información sobre el asistente y conoce quien vendrá al evento, utilízalos como fuente de información, pero no puede ser la única.
  • Entrevistas reales con asistentes, por teléfono o en persona para descubrir que le gusta y que no, motivaciones, retos… etc.

DÓNDE PODEMOS ENCONTRAR PERSONAS PARA HACER LAS ENTREVISTAS

Es el punto de partida y, en ocasiones, donde más nos colapsamos. Vamos a ver dónde podemos encontrar gente para nuestras entrevistas.

1. Asistentes que ya conozcan tu evento

Si tienes acceso directo a los asistentes reales, estos son los más adecuados para entrevistar, ya que ellos son los que disfrutaran de tu próximo evento. Intenta hablar con varios para poder tener la máxima representación. Piensa que ellos quieren ser escuchados y más cuando les preguntas por sus preferencias y gustos. Explícales el porqué de esta entrevista y no tendrás demasiados problemas para conseguir información. 

2. Nuevos asistentes desconocidos

En ocasiones solo tendrás la posibilidad de acudir a este tipo de asistente, o bien porque tu evento sea nuevo, o bien porque no conozcas a los posibles asistentes. En cualquier caso, deberías de incluir en tus entrevistas este tipo de perfil. Contacta con ellos y explícales cual es el motivo de tu estudio.

CÓMO HACER LAS ENTREVISTAS EFECTIVAS

A continuación, te aportamos algunas recomendaciones para empezar con tus encuestas.

1. Explica bien para qué es la entrevista

Sé claro y explica la razón por la que contactas con ellos. Estás buscando cómo complacerles en tu evento. Tanto si ya te conocen como si asistirán por primera vez, si entienden que es para deleitarles y hacerles sentir mejor, te atenderán sin dudarlo. 

2. Entrevista uno a uno

Si propones entrevistas en grupo seguro que predominará la opinión del que tenga la personalidad más fuerte y el resto admitirá como buena su opinión. Lo mejor es hacerlas de forma individual.

3. Sé flexible

Hazlo fácil, dale opciones que se sienta cómodo y adapta la entrevista a sus necesidades.

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¿CUÁNTAS ENTREVISTAS TENGO QUE HACER?

Es difícil contestar a esta pregunta. Empieza por hacer entre 4 y 6 entrevistas para crear el Perfil de Asistente a tu evento. Seguramente coincidirán en muchas respuestas, por lo que es probable que sea suficiente.

PLANTILLA PARA CREAR PERFIL ASISTENTE

Para realizar un Perfil del Asistente completo y profesional, puedes utilizar nuestra plantilla, en la que encontrarás todo lo necesario para crear tu perfil.

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La plantilla está dividida en 4 partes imprescindibles:

  • Quién: Dale personalidad a tu encuesta y pon el tono de voz y el vocabulario que utiliza tu entrevistado. Esto te ayudará a saber cómo tienes que comunicarte con el en el futuro. Podrás descubrir sus gustos, predilecciones, y estatus.
  • Qué: Qué le motiva qué retos tiene y cómo puede tu evento ayudarle a conseguirlos. Todo lo que pienses para conseguir sus objetivos te ayudará en el tuyo.
  • Por qué: Qué le motiva para asistir a tu evento, qué podemos hacer para conquistarlo, cómo motivamos su participación, qué ofrecer para que haga lo que nos interesa. Descubre en este apartado todo lo que le motiva.
  • Cómo: Cuál es el mejor mensaje y en que medio tienes que aplicarlo para llegar a tu asistente y también cuándo es la mejor opción.

Por último, ponle cara, eso lo hará más creíble y humano. Puedes usar imágenes libres de derechos de internet o en bancos de imágenes de pago.

Ya tienes tu punto de partida para crear un evento con garantía de éxito. ¡Empezamos!

¿Estás preparando un evento? ¡Te podemos ayudar!

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